Ersetzendes Scannen bedeutet:

• Ein originärer Papierbeleg wird digitalisiert/gescannt
• Ein digitales Abbild „ersetzt“ einen Papierbeleg
• Das digitale Abbild durchläuft betriebsinterne Prüfungs- und Bearbeitungsstationen, d.h. strukturierte und dokumentierte Arbeitsschritte
• Digitalisierten Belegen soll eine Belegfunktion zukommen und nach handels- und/oder steuerrechtlichen Vorschriften anzuerkennen sein und den originären Papierbeleg ersetzen
• Digitalisierte Belege werden bis zum Ablauf von Aufbewahrungsfristen archiviert
• Der originäre Papierbeleg wird vernichtet

Die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) und der Deutsche Steuerberaterverband e.V. (DStV) haben für die Verwendung in kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) eine Muster-Verfahrensdokumentation „Ersetzendes Scannen“ vorgelegt. Die Verfahrensdokumentation beschreibt die einzelnen Schritte eines Digitalisierungs-/Arbeitsprozesses, an dessen Ende ein „den Papierbeleg ersetzendes elektronisches Abbild“ steht und der originäre Papierbeleg endgültig vernichtet werden kann.

Im Zuge fortschreitender elektronischer Arbeitsprozesse (IT-gestützte Prozesse) stellen sich stets auch Fragen im Zusammenhang mit der Anerkennung von lediglich noch digital verfügbaren Belegen, insbesondere im Prüfungsverfahren gegenüber den Finanzbehörden (Außenprüfung).

Noch ausstehen tut eine Stellungnahme des Bundesministeriums der Finanzen (BMF), wonach Belege, die nach dieser Verfahrensdokumentation gescannt und vorgehalten werden, für steuerliche Zwecke nicht noch zusätzlich auf Papier vorzuliegen haben.
Quelle: DStV online v. 27.10.2014

Link: Verfahrensdokumentation (Stand: März 2014) / Muster-Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inklusive Vernichtung der Papierbelege