Betreiber von Gastronomie- und Restaurantsbetrieben werden der sogenannten „Bargeldbranche“ zugeordnet, was die Finanzbehörden dazu veranlasst, solche Betriebe überdurchschnittlich oft und intensiv im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung bzw. Betriebsprüfung zu prüfen.

Restaurants, Bistros, Imbisse, Pizzerien, Bars und Kneipen, Eiscafés aber auch viele Handwerksbetriebe vereinnahmen ihre Betriebseinnahmen ganz überwiegend bar, d.h. der Geldfluss findet außerhalb der Bankkonten statt und wird so nicht auf Kontoauszügen dokumentiert. Betriebsprüfer vermuten gelegentlich, dass Betriebe der Bargeldbranche Umsätze nicht vollständig aufzeichnen, die Steuererklärungen insoweit unzutreffend sind und, dass z.B. auch Löhne und Gehälter im Betrieb nicht ordnungsgemäß lohnversteuert worden sein könnten. Der redliche Betriebsinhaber muss sich deshalb davor schützen, unverschuldet in das Visier der Finanzbehörden zu geraten.

Die Betriebsprüfung verfügt über verschiedene Möglichkeiten, um die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen zu erschüttern, weshalb die Aufzeichnungen der Betriebseinnahmen unbedingt richtig und prüfungsfest sein sollten. Wird nämlich festgestellt, dass Mängel in der Buchführung oder den Aufzeichnungen über die Umsätze oder die Betriebseinnahmen bestehen, drohen den Betreibern empfindliche Hinzuschätzungen und bei Verdacht auf Steuerhinterziehung auch strafrechtliche Konsequenzen.

Die Betriebsprüfer bedienen sich zur Plausibilisierung und zur Aufdeckung von Unregelmäßigkeiten z.B. der folgenden Maßnahmen:

• Geldverkehrsrechnung
• Interne und externe Betriebsvergleiche
• Richtsatzverprobung
• Zeitreihenvergleich
• Verprobung anhand von individuellen Begebenheiten
• Kassenminus-Prüfung
• Prüfung auf fehlende Belegnummern
• Statistische Wahrscheinlichkeitsprüfung (Chi-Quadrat, Benford, Kolmogorow-Smirnow-Test)
• Anzeigen aus Regionalzeitungen
• Testkäufe vor/während der Betriebsprüfung
• Kontrollmitteilungen aus Prüfungen bei Dritten, z.B. bei Lieferanten
• Regionale Wetterberichte

Dabei muss eine Auffälligkeit nicht zwingend mit Absicht herbeigeführt worden sein, manchmal unterlaufen dem Inhaber oder seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auch Fehler. Heutzutage besteht von Gesetzes wegen zwar weiterhin noch keine Verpflichtung, elektronische Registrierkassen im Betrieb einzusetzen. Gleichwohl können Registrierkassen, wenn die Geräte auch die Fiskalanforderungen erfüllen, den Betriebsinhaber bei der Erfüllung seiner Aufzeichnungsverpflichtungen unterstützen und die Beweiskraft der Buchführung untermauern.

Unterstützt werden Betriebsprüfer auch von leistungsfähiger Prüfungsoftware (IDEA 8.3, Audicon), die bei geringem Zeitaufwand elektronisch verfügbare Datensätze der Buchführung und von Registrierkassen analysiert, filtert, sortiert, verprobt, plausibilisiert und aufbereitet auswertet.

Personalkosten eines Dienstleistungsunternehmens stehen in Abhängigkeit von Rechtsform und Branche ebenfalls in Bezug zum Umsatz.

In jedem Betrieb stehen bestimmte Kostenpositionen in unmittelbarem Verhältnis zueinander. So kann anhand des Warensortiments eines Handelsunternehmens auf den mutmaßlich „normalen“ Umsatz geschlossen werden. Dabei haben sich bestimmte Bandbreiten entwickelt, innerhalb denen sich der überwiegende Teil der Betriebe bewegt.

Diesen Umstand machen sich die Finanzbehörden zunutze, indem sie branchenspezifische Statistiken erstellen und im Rahmen der sogenannten Richtsatzsammlung (Bundesministeriums er Finanzen) laufend veröffentlichten. Die relevanten Parameter werden zuvor in den Betriebsprüfungen vieler Betriebe bundesweit gesammelt und verdichtet. Die betriebswirtschaftlichen Kennzahlen Rohgewinnaufschlag, Handelsspanne, Halb- und Reingewinn stellen eine verhältnismäßig einfache Form dar, um einen ersten groben Überblick über die Betriebssituation zu erhalten. Jedoch kann sich auch der Inhaber selbst diese Statistiken und auch weitere zunutze machen, um den eigenen Betrieb hinsichtlich seiner Stärken und Schwächen besser einschätzen und gegebenenfalls Maßnahmen ergreifen zu können.

Neben dem Handelsrecht (HGB) und anderen, ordnen die Abgabenordnung (AO) und die Einzelsteuergesetze (EStG, UStG) an, wie und welche Aufzeichnungen zu führen und welche Unterlagen aufzuheben sind. Für Restaurantsbetriebe sind das z.B. auch die Speisekarten, die unbedingt zu archivieren sind.

Das Bundesministerium der Finanzen hat zusätzlich die zu beachtenden Grundsätze in ihren zahlreichen Verlautbarungen festgestellt, z.B.

• Schreiben „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU)
• Schreiben „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD)
• Schreiben „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung“ (GoB)
• Schreiben „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS)