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Wir führen häufig mit unseren selbständigen Mandanten und Neugründern u.a. auch Beratungsgespräche über die Themen Dienst- und Geschäftswagen (Fahrtenbuch vs. 1%-Methode (Kanzlei). Wo Kundenbesuche und zahlreiche betriebliche Fahrten zu absolvieren sind, wird zumeist auch ein Kraftfahrzeug benötigt.

So der Dienstwagen neben den betrieblichen Zwecken auch den Privatfahrten des Unternehmers dient, wird allgemein von einer Gemischtnutzung gesprochen.

Der Hintergrund:

Fahrten des Mandanten für private Zwecke führen zunächst ebenfalls zu Aufwand in Form von Kfz-Kosten im Unternehmen. Der Steuergesetzgeber hat hierzu bestimmt, dass diese als Kosten der privaten Lebensführung das steuerliche Ergebnis nicht mindern dürfen. Daher ist es erforderlich, die auf Privatfahrten entfallenden Kostenteile zu ermitteln und anschließend zu neutralisieren: Es wird eine als Betriebseinnahme wirkende Korrektur vorgenommen.

Die Ermittlung ist aber komplex. Aus Gründen der Praktikabilität hat der Steuergesetzgeber daher die sogenannte 1%-Methode eingeführt und ins Einkommensteuergesetz geschrieben. Anhand des Bruttolistenpreises und eines typisierten Privatnutzungsanteils werden durch die 1%-Methode die fahrzeugtypischen Betriebskosten pauschalisiert und dem steuerlichen Ergebnis hinzugerechnet (Privatentnahme).

Von der pauschalisierten 1%-Methode kann aber Abstand genommen werden, wenn vom Mandanten ein Fahrtenbuch geführt wird. Das macht eine Menge Arbeit, denn von der Finanzverwaltung wird gefordert, dass jede einzelne Fahrt durchgängig nachvollziehbar und zeitnahe vollständig aufgezeichnet wird.

Wann macht es nun Sinn und wann lohnt der Aufwand, ein solches Fahrtenbuch zu führen? In Betriebsprüfungen erlebt man zuweilen, dass ein Fahrtenbuch verworfen wird, weil es einer genaueren Überprüfung nicht standhält, z.B. weil es erst nachträglich erstellt worden ist, mit dem Ergebnis, dass der Privatanteil dann doch wieder nach der 1%-Methode ermittelt wird. Dann wäre alle Mühe vergebens gewesen.

Fahrtenbuch. Ja oder Nein? Hier hängt es von den individuellen Verhältnissen ab:

• Welche ertragsteuerlichen Aufwendungen entstehen für den Betrieb des Geschäftswagens?
• In welchem Umfang finden tatsächlich Privatfahrten statt und in welchem Verhältnis stehen hierzu die betrieblichen Fahrten? Sind es 10%, 40% oder 80%?
• Wird das Fahrzeug auch für Fahrten zwischen Wohnung und der Betriebsstätte genutzt?
• Beträgt die betriebliche Nutzung wenigstens 50,1%? Andernfalls kommt die 1%-Methode nicht in Betracht, § 6 (1) Nr.4 EStG.
• Bei Gebrauchtfahrzeugen oder Geschäftswagen, die bereits jenseits ihrer Nutzungsdauer im Betrieb verbleiben und ein AfA-Volumen mehr bergen, sind außerdem die Regelungen über die Kostendeckung zu berücksichtigen. Theoretisch könnte ein nach der 1%-Methode pauschalisierter Privatanteil nämlich die die entstandenen Kfz-Kosten übersteigen, da sich dieser stets am Bruttolistenneupreis orientiert.
• Investitionsabzugsbetrag und Sonderabschreibung

Es ist empfehlenswert, im Zeitpunkt der Anschaffung eines neuen Fahrzeuges diese Überlegungen vorzunehmen und zu prognostizieren. Wir ermitteln in der Kanzlei bei Bedarf die erforderlichen Parameter und wägen gemeinsam ab, ob sich ein Fahrtenbuch lohnen kann und ob es Gestaltungsalternativen gibt. Die Zuordnung eines Fahrzeuges zur betrieblichen oder privaten Vermögenssphäre hat schließlich auch am Ende der Fahrzeugnutzungsdauer steuerliche Auswirkungen.

Daneben stellen sich auch umsatzsteuerliche Fragen, die aber nicht denen der ertragsteuerlichen Behandlung gleichgesetzt werden dürfen. Das Ertragsteuer- und Umsatzsteuerrecht beschreiten hier ganz unterschiedliche Wege, was gleichzeitig weiteren Beratungs- und Gestaltungsbedarf nach sich zieht.

Beispiel:

Bruttolistenpreis BMW Mini Cooper: EUR 40.000. Der mittels der 1%-Methode ermittelte Privatanteil beträgt somit EUR 4.800 p.a. Aus dem Fahrtenbuch ergibt sich, dass sich die Fahrten des Mandanten mit diesem Fahrzeug zu 25% privater und zu 63% betrieblicher Natur sind. Der Rest (12%) entfällt auf Fahrten zwischen seiner Wohnung und seiner Betriebsstätte. Zu denen finden weitere Regelungen und Besonderheiten Anwendung.

Unsere ertragsteuerliche Kalkulation ergibt in diesem Fall, dass es zu einem Steuervorteil von rd. EUR 968 p.a. führt, wenn der Privatanteil anhand eines Fahrtenbuches ermittelt wird.

So sich das Verhältnis der privaten und betrieblichen Fahrten umgekehrt darstellt (Privat: 63%; Betrieblich: 25%) wäre vom Fahrtenbuch abzuraten, da sich der Mandant durch die pauschalierte Ermittlung anhand der 1%-Methode um rd. EUR 532 besser gestellt würde.

Aber: aufgrund der geringeren betrieblichen Nutzung, bei der außerdem die Fahrten zwischen der Wohnung und der Betriebsstätte gesondert zu würdigen sind, kommt die 1%-Methode gar nicht zur Anwendung. Gleichwohl kann es sich in diesen Fällen anbieten, trotzdem zumindest Aufzeichnungen über die betrieblichen Fahrten zu führen. Denn spätestens im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten besteht für diese Aufwendungen klar die Möglichkeit des Betriebsausgabenabzuges. Das Ausweichen auf eine Kilometerpauschale ist unseres Erachtens aber meist keine gute Alternative, denn wohl kaum ein Fahrzeug verursacht lediglich Kosten in diesem Umfang sondern sind regelmäßig höher.

Die Finanzgerichte haben übrigens bereits entschieden, dass ein mit Tabellenkalkulationen erstelltes Fahrtenbuch nicht ausreicht. Die Mühe ein Fahrtenbuch zu führen kann man sich jedoch rechtssicher mittels elektronischer Fahrtenschreiber vereinfachen. Mittels Geo-Positionierung und Handy-App stehen geeignete Mittel zur Verfügung.

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