Ihr Steuerberater ist nicht nur steuerrechtlich „up-to-date“, sondern unterstützt Sie und Ihr Unternehmen auch bei den wichtigsten betriebswirtschaftlichen Fragen. Anhand der von Ihnen oder vom Steuerberater erstellten Buchführungsauswertungen kann er für Sie Aussagen zu der Betriebsentwicklung, der Rentabilität oder zu den Kostenstrukturen treffen, die Sie für Ihre Unternehmensführung und -planung heranziehen können.
Standardisierte betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA) sind Bestandteil jeder Finanzbuchführungstätigkeit und wichtige Arbeitsinstrumente für die Betriebsinhaber oder die Geschäftsführung. Sie informieren periodengerecht über Ertrag, Liquidität und Vermögenslage und setzen die absoluten Werte auch in ein Verhältnis zum Vorjahr oder mehrerer Vorjahre.
Aus der dargestellten Kostenstruktur wird schnell für den Chef erkennbar, wo der Betrieb im Vergleich zu Betrieben seiner Wettbewerber steht, also in welchen Bereichen er besser oder schlechter abschneidet (Betriebsvergleich). Ihr Steuerberater ermittelt auf Wunsch für Sie aussagekräftige Branchenkennzahlen oder stellt für Sie Betriebsvergleiche an und analysiert mit Ihnen gemeinsam die Stärken und die Schwachstellen im Betrieb.
Nur mit einer funktionierenden Finanzbuchführung kann zeitnahe und fundiert in Kreditverhandlungen mit den Banken getreten werden. Auch im Verhältnis zu Ihrem Finanzamt ist diese auch schon unterjährig unverzichtbar, wenn es z.B. um die Anpassung von Steuervorauszahlungen (ESt-VZ, KSt-VZ, GewSt-VZ) geht.
Eine aussagekräftige Finanzbuchführung macht sich jedoch nicht von selbst und ist auch schon lange nicht mehr nur auf die Erfassung des Kassenbuches und der Kontoauszüge beschränkt. Es gilt hier, die konkreten Anforderungen an die Auswertungen und deren Umfänge mit dem Mandanten abzustimmen, um im Anschluss die gegebenenfalls noch erforderlichen organisatorischen Umstellungen in der Administration vorzunehmen oder anzupassen.
Auswertungsmöglichkeiten:
- Kurzfristige Erfolgsrechnungen
- Vorjahresvergleiche, Mehrjahresvergleiche
- Bewegungsbilanzen/Mittelverwendungsrechnung
- Kapitalkontenentwicklung bei Personengesellschaften
- Prägnante Grafiken zur Vermögens-, Finanz- und Ertragslage (VFE)
- Soll-/Ist-Vergleiche
- Offene-Posten-Auswertungen
- Summen- und Saldenlisten
- Sachkonten
- Branchenkennzahlen
- Betriebsvergleiche
- Zahlungsverkehr, Mahnwesen
- Individuelle Auswertungen (customized reporting)
Q.: Braucht jeder Mandant eine solch umfassende BWA?
A.: Nein, nicht unbedingt. Sollen lediglich die Mindestanforderungen an die spätere Gewinnermittlung für die Finanzbehörden erfüllt werden, so kann man sich auf einfachste Auswertungen beschränken. Allerdings dienen diese Mindestauswertungen dann nur der Finanzbehörde und nicht dem Unternehmen.
Q.: Was ist, wenn die Betriebsinhaber einen genaueren Überblick benötigen?
A.: Um höhere Anforderungen an die monatlichen BWA zu erfüllen, ist es z.B. erforderlich, eine sogenannte Debitoren- und Kreditorenbuchführung zu erstellen. Nur anhand dieser können so wichtige Aussagen zu der Ertragslage, Liquiditätslage und Vermögenslage getroffen werden. Unterjährige Abgrenzungen von Ertrag und Aufwand sowie monatsgenaue Abschreibungen und kalkulatorische Kosten bilden das betriebswirtschaftliche Geschehen genauestens ab. Auch der liquiditätswirksame Vorsteuerabzug wird durch eine Kreditorenbuchführung optimiert, damit Sie kein Geld verschenken.
Q.: Welche Auswertungen sind überhaupt möglich bzw. was sind die Wichtigsten, um jederzeit einen Überblick zu erhalten?
A.: Zunächst ist das die Kurzfristige Erfolgsrechnung und ihre Anhänge. Diese informieren den Inhaber über die Einnahmen, die Ausgaben und das vorläufige Betriebsergebnis für die jeweilige Abrechnungsperiode und die konsolidierten Abrechnungsperioden des laufenden Wirtschaftsjahres. Ferner ist das der Vorjahresvergleich. Gegenüber dem unmittelbaren vorangegangenen Wirtschaftsjahr werden hier die Veränderungen in den wichtigsten Kennzahlen, also den Einnahmen, Ausgaben und im Betriebsergebnis, aufgezeigt.
Q.: Wieso kann es wichtig sein, sich heute noch mit den Zahlen des Vorjahres zu befassen?
A.: Der Vergleich zeigt die finanzwirtschaftliche Entwicklung im Betrieb auf und kann z.B. als Planungskontrolle früherer Umstrukturierungen dienen. Es ist dann wichtig, nicht nur Veränderungen im Unternehmen zu überlegen, sie zu planen und durchzuführen sondern diese auch zu kontrollieren. Planungen oder Zielvereinbarungen ohne eine Kontrolle helfen nicht weiter. Insbesondere rückläufige Entwicklungen und Veränderungen bei signifikanten Kennzahlen sind Warnindikatoren, wo dann rechtzeitig gegengelenkt werden muss.
Q.: Brauche ich überhaupt eine laufende Finanzbuchführung oder kann ich nicht auch zum Jahresende einmalig eine erstellen lassen?
A.: Das ist zwar möglich, aber nicht immer zu empfehlen. Aus der praktischen Erfahrung ist zu berichten, dass sich aus nachträglichen Buchführungen unterjährig viel zu viele Unwägbarkeiten ergeben und Planungen, z.B. aus steuerrechtlicher Perspektive, dann nicht möglich sind. Eine nachträgliche Erstellung hieße, sich erst nach einem Jahr von der Entwicklung im Unternehmen überraschen zu lassen. Mit der großen Verantwortung und den Sorgfaltspflichten eines ordentlichen Geschäftsmanns ist das nicht zu vereinbaren.
Q.: In unserem Unternehmen sind u.a. auch im Büro Mitarbeiter mit Kenntnissen in der Finanzbuchführung beschäftigt. Wie können diese Kenntnisse eingesetzt werden?
A.: Gut ausgebildete MitarbeiterInnen in Ihrem Betrieb können die Erstellung der Finanzbuchführung auch selbst übernehmen. Leistungsstarke Finanzbuchführungssoftware stellen wir Ihnen auf Wunsch zur Verfügung. Die Software ist modular aufgebaut und macht doppelte Arbeiten überflüssig. So ist unterjährig eine Einarbeitung und die richtige Verwendung erforderlich und erlaubt den reibungslosen Datenübertrag (Export), wenn aus der Datenbasis der Finanzbuchführung zeitnah die handelsrechtlichen oder steuerrechtlichen Jahresabschlüsse erstellt werden.
Q.: Wenn im unserem Betrieb die Finanzbuchführung von MitarbeiterInnen selbst erstellt wird, habe ich dann ausreichende Sicherheit über die Aussagekraft meiner Auswertungen?
A.: Sie können auch in diesem Fall von den Beratungsleistungen Ihres Beraters profitieren. Wir übernehmen auch die regelmäßige Revision der von den Mandanten selbst erstellten Finanzbuchführung, unterbreiten Vorschläge und geben Empfehlungen, damit immer qualitativ hochwertige Auswertungen vorhanden sind.
Q.: Bei uns im Unternehmen existieren verschiedene Betriebsprozesse im Zusammenhang mit der Vorbereitung der Buchführungsunterlagen für den Steuerberater. Wie können diese vereinheitlicht werden?
A.: Soweit es die betriebs- und finanzwirtschaftlichen Auswertungen betrifft, sind redundante Prozesse im Betrieb häufig zu beobachten. Da ist z.B. der Zahlungsverkehr und das Mahnwesen zu nennen und das Führen separater Kundenlisten mit offenen Forderungen. Diese können vollständig anhand der Rechnungswesendaten beim Steuerberater von Ihnen übernommen und auf dieser Basis erfolgen. Sie brauchen also nichts mehr doppelt machen, was beim Steuerberater ggf. schon vorhanden ist. Das spart Ihnen Zeit und Geld.
Q.: Zu den Kosten der Finanzbuchführung durch den Steuerberater: Was kann der Unternehmer selbst tun, um diese zu verringern?
A.: Die Erstellung von aussagefähigen Auswertungen der Finanzbuchführung ist zeitaufwändig. Der Mandant kann jedoch die modernen Mittel der digitalen Buchführung nutzen und z.B. Belege und Rechnungen elektronisch beisteuern. Auch die Übertragung elektronischer Bankauszüge hilft sehr, den Zeitaufwand zu reduzieren. Dabei helfen wir und schon nach kurzer Zeit merkt der Mandant, wie zudem auch Zeiten für administrative Aufgaben im Betrieb eingespart werden.
Q.: Die Auswertungsmuster sind für mich nicht immer klar. Kann ich mich mit meinen Fragen an Sie wenden?
A.: Selbstverständlich besprechen wir mit Ihnen die Auswertungen und erläutern Ihnen, wie die Inhalte zu verstehen sind und welche Zusammenhänge bestehen. In einem Workshop bringen wir Ihnen auf Wunsch die Grundsätze der Auswertungsinterpretation nahe und unterstützen Sie in der Arbeit mit den Auswertungen der Finanzbuchführung.
Q.: Manchmal werde ich das Gefühl nicht los, als würden wir uns im Betrieb immer noch viel Zeit mit Dingen zubringen, die vielleicht gar nicht mehr nötig sind oder die heutzutage viel effizienter gemacht werden können. Haben Sie da eine Idee?
A.: Nur ein Beispiel: Wer heutzutage noch Wareneingangs- oder Warenausgangslisten, Kassenbücher etc. von Hand vorschreibt, damit diese im Anschluss in der Steuerberaterkanzlei wiederum von Hand eingetippt werden müssen, macht sich in der Tat unnötig Arbeit. Es gibt viele Möglichkeiten, Zeiten und damit Kosten zu einzusparen. Investieren Sie die so frei werdenden Zeiten in die produktiven Tätigkeiten in Ihrem Betrieb. Sprechen Sie uns gerne an, wir schauen uns die Prozesse bei Ihnen im Unternehmen an.