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Verwendet der Mandant ein Fahrzeug vilacdes Betriebsvermögens auch für private Zwecke, so ist diese Privatnutzung entweder durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch oder durch Anwendung der sogenannten 1%-Regelung zu ermitteln.  So der Mandant der Alternative Fahrtenbuch den Vorzug zu Gunsten einer geringeren Privatnutzung gibt, sollte insbesondere beim Einsatz von elektronischen Fahrtenbüchern der Funktionalität der Software und den Aufzeichnungen besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden.

Das Finanzgericht Baden-W. hat mit seinem Urteil vom 14.10.2014 – 11 K 736/11 die ständige Rechtsprechung wiederholt, wonach die Voraussetzungen für die steuerliche Anerkennung dann nicht erfüllt sind, wenn die mittels der Software erstellten Dateieinträge nachträglich noch geändert werden können und solche Änderungen nicht in der Software dokumentiert werden.

Im entschiedenen Fall setzte der Steuerpflichtige eine kommerzielle Fahrtenbuchsoftware ein, die nach der Urteilsbegründung ermöglichte, die Dateieinträge in eine Tabellenkalkulation zu exportieren, dort möglicherweise zu ändern und sie im Anschluss wieder zu importieren. Mögliche Änderungen wurden in der gegenständlichen Software jedoch nicht dokumentiert. Nachträgliche Änderungen konnten also nicht ausgeschlossen werden.

Im Urteil konnte die Privatnutzung des Fahrzeuges somit nicht ein Fahrtenbuch ermittelt werden.

Aus den Urteilsleitsätzen:
1. Ein mit Hilfe eines Computerprogramms erstelltes Fahrtenbuch genügt den Anforderungen an ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch im Sinne des § 6 Abs. 1 Nr. 4 S. 3 EStG nur dann, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sind oder zumindest in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offen gelegt werden.

2. Zudem muss ersichtlich sein, wann die Fahrtenbucheinträge vorgenommen wurden, so dass überprüft werden kann, ob das Fahrtenbuch „zeitnah” i. S. d. BFH-Rspr. geführt wurde.


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