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Steuern sparen mit Fahrtenbuch | Was hineingehört

Arbeitnehmern und Unternehmer steht es frei, die private Mitbenutzung eines Dienstfahrzeuges statt durch die pauschale 1%-Regelung zu ermitteln anhand eines Fahrtenbuches nachzuweisen.

Das Fahrtenbuch dient der quotalen Aufteilung der Gesamtkosten für die Zuverfügungstellung und den Unterhalt eines Fahrzeuges in einen betrieblichen/beruflichen und einen privaten Teil.

Soweit Aufwendungen für das Fahrzeug auf Privatfahrten entfallen, dürfen diese Aufwendungen für solche Fahrten z.B. den steuerlichen Gewinn des Unternehmers nicht mindern, da sie nicht durch den Betrieb veranlasst sind.

Beispiel:
Kaufmann Schmidt hat in seinem Betriebsvermögen einen Pkw der Marke XYZ. Das Fahrzeug dient in erster Linie solchen Fahrten, die der Herr Schmidt im Rahmen seines Unternehmens unternimmt, z.B. Fahrten zu Kunden und Lieferanten, zu Messen und Ausstellungen, zu Behörden und allgemeine Fahrten in betrieblichem Zusammenhang. Der Kaufmann benutzt das Fahrzeug allerdings auch mehr oder weniger regelmäßig für Privatfahrten, z.B. für Fahrten nach Feierabend, an Wochenenden oder für den Urlaub.

Stellt das Fahrzeug sogenanntes „notwendiges Betriebsvermögen“ dar, d.h. beträgt die betriebliche Nutzung des Fahrzeuges mehr als 50%, hat Herr Schmidt grundsätzlich zwei Möglichkeiten, um den privaten Nutzungsanteil des Fahrzeuges für steuerliche Zwecke zu ermitteln.

  • 1%-Regelung (eine auf der Basis des Bruttolistenpreises ermittelte typisierte Größenordnung)
  • Fahrtenbuch

Die 1%-Regelung kommt dann zur Anwendung, wenn von ihm kein Fahrtenbuch geführt wird. Die 1%-Regelung ist also an keine besonderen Aufzeichnungen gebunden und soll die nach Erfahrungswerten entstehenden Kfz-Kosten für Privatfahrten auf typisierte Weise in Abhängigkeit vom Listenpreis des Fahrzeuges abbilden. Diese Methode berücksichtigt jedoch nicht die individuellen Verhältnisse, d.h. es spielt keine Rolle, ob der Anteil der Privatfahrten 10%, 30% oder 45% beträgt. Dem Unternehmer entstehen hierdurch ggf. steuerliche Nachteile, weil er unter Umständen einen höheren Privatanteil zu versteuern hat, als er bei der Verwendung eines Fahrtenbuchs versteuern müsste.

Ist der Anteil der Privatfahrten jedoch mutmaßlich gering, so empfiehlt es sich, ein Fahrtenbuch zu führen.

Zu beachten ist zudem, dass der Listenpreis ebenfalls die Bemessungsgrundlage darstellt, wenn das Fahrzeug z.B. sehr günstig oder gebraucht erworben ist. In diesem Fall sollte die Ermittlung zwingend anhand des Fahrtenbuches erfolgen, da andernfalls – vom Gesetzgeber zwar nicht beabsichtigt – eine ertragsteuerliche Neutralität der Kfz-Kosten insgesamt durch die sogenannte „Kostendeckelung“ eintreten kann. Das Ergebnis: der private Nutzungsanteil übersteigt die tatsächlichen Kosten und wird auf die Kosten begrenzt und auch die entstandenen Kosten für zweifelsfrei betriebliche Fahrten fallen heraus.

Die Rechtsprechung ist jedoch streng und hat entsprechende Anforderungen an die Führung eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuch gestellt, deren Nichteinhaltung zur Versagung führen kann. In diesem Fall erfolgt die Ermittlung wieder anhand des Listenpreises.

Welche Anforderungen sind das?

  • Das Datum und das Ziel jeder Fahrt sind aufzuzeichnen
  • Fahrtziele müssen grundsätzlich auch den jeweils aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner oder —wenn ein solcher nicht vorhanden ist— den konkreten Gegenstand der dienstlichen Verrichtung erkennen lassen
  • Der Ausgangspunkt und der Endpunktes der Fahrt sind anzugeben
  • Grundsätzlich ist dabei jede einzelne berufliche Verwendung für sich und mit dem bei Abschluss der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstand des Fahrzeugs aufzuzeichnen
  • Die Aufzeichnungen sind zeitnahe und in geschlossener Form zu führen

Eine Fahrtenbuchführung mithilfe einer Tabellenkalkulationssoftware wie Microsoft Excel erfüllt die Anforderungen grundsätzlich nicht, da nachträgliche Veränderungen nicht nachvollziehbar dokumentiert werden.

Trotz kleinerer Mängel kann ein Fahrtenbuch ordnungsgemäß sein, wenn das Fahrtenbuch noch eine hinreichende Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der dort getroffenen Angaben bietet und der Nachweis des zu versteuernden privaten Anteils an der Gesamtfahrleistung des Dienstwagens möglich ist. 

BFH vom 01.03.2012 – VI R 33/10 kfz1

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